Makalah Administrasi Peradilan Agama "Pola Kearsipan Perkara"

BAB I PENDAHULUAN

A.                Latar Belakang

Dalam dunia peradilan, dikenal dua bentuk administrasi, yakni administrasi umum yang biasa disebut bidang keseketariatan, dan administrasi perkara yang biasa disebut bidang kepaniteraan. Bidang kesekretariatan mencakup administrasi perkantoran secara umum, yang antara lain meliputi administrasi kepegawaian, persuratan, keuangan dan lain-lain yang tidak berkaitan dengan penerimaan dan penyelesaian perkara.   Pelaksana dan penanggungjawab bidang ini adalah Sekretaris pengadilan, dibantu oleh Wakil Sekretaris, dan kepala-kepala sub. sedangkan yang dimaksud dengan administrasi perkara yang masuk bidang kepaniteraan adalah seluruh proses penyelenggaraan yang teratur dalam melakukakan perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan dalam bidang pengelolaan kepaniteraan perkara yang menjadi bagian tugas pengadilan. Pelaksana dan penanggungjawab bidang ini adalah Panitera yang dibantu oleh Wakil Panitera, Panitera Muda, Panitera Pengganti, Jurusita dan Jurusita Pengganti.

Mengenai kearsipan ini pasal 383 HIR menyatakan bahwa, “segala keputusan-keputusan selalu harus tinggal tersimpan dalam persimpanan surat (arsip) pengadilan dan tidak dapat dipindahkan kecuali dalam hal-hal dan menurut cara yang diatur dalam Undang-Undang”.

B.                 Rumusan Masalah

1.                  Apa yang dimaksud dengan Kearsipan Perkara?

2.                  Bagaimana pola kearsipan perkara di Pengadilan Agama?

C.                Tujuan Penulisan

1.                  Mengetahui pengertian kearsipan perkara.

2.                  Mengetahui pola kearsipan perkara di pengadilan agama.

BAB II POLA KEARSIPAN PERKARA

A.                Pengertian Arsip

Berdasarkan Pasal 1 Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 (LN 1971-32) tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, disebutkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah :

a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam  keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah

b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan

Kearsipan pada dasarnya merupakan bidang tersendiri dan membutuhkan adanya suatu keterampilan khusus dalam arti management yaitu dikenal dengan istilah “Record Management”

B.                 Dasar Hukum Kearsipan

1) Pasal 383 HIR

Bahwa segala keputusan-keputusan selalu harus tinggal tersimpan dalam persimpanan surat (arsip) di Pengadilan dan tidak dapat dipindahkan kecuali dalam hal-hal dan menurut cara yang diatur dalam undang-undang.

2) Pasal 101 UU Nomor 7 Tahun 1989 jo UU Nmor 3 Tahun 2006 tentang Peradilan Agama

a. Panitera bertanggungjawab atas pengurusan berkas perkara, dokumen, buku daftar, akta, biaya perkara uang titipan pihak ketiga, surat-surat berharga, barang bukti dan surat-surat lain yang disimpan di Kepaniteraan.

b. Semua daftar, catatan, risalah, berita acara, serta berkas perkara tidak boleh dibawa keluar dari ruang kepaniteraan kecuali atas izin Ketua Pengadilan berdasarkan ketentuan undang-undang.

3) Keputusan Ketua Mahkamah Agung RI Nomor : KMA/004/II/1992

Kepaniteraan Pengadilan Agama mempunyai tugas memberikan pelayanan teknis dibidang Administrasi Perkara dan Administrasi Peradilan lainnya berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Tugas dan fungsi dari pelayanan kearsipan meliputi :

a. Penyusunan kegiatan pelayanan administrasi perkara serta pelaksanaan koordinasi dan sinkronisasi yang berkaitan dengan persidangan.

b. Penyusunan daftar perkara, administrasi, administrasi keuangan perkara dan pelaksanaan putusan perkara.

c. Penyusunan statistik perkara, dokumentasi perkara, laporan perkara dan yurisprudensi

d. Pengurusan administrasi pembinaan hukum agama dan hisab rukat.

C.                Penataan Arsip Perkara

Bidang kearsipan berkas perkara, tugas dan fungsi kepaniteraan dilaksanakan dan menjadi tanggungjawab sub. Kepaniteraan Hukum.

Dalam pasal 6,9, 12, 15 dan 21 UU Nomor 7 Tahun 1989 jo. UU Nomor 3 Tahun 2006, ditegaskan bahwa Sub. Kepaniteraan Hukum mempunyai tugas :

1) Mengolah dan mengkaji

2) Menyajikan statistic perkara

3) Menyusun laporan perkara

4) Menyimpan arsip berkas perkara

5) Melakukan pengurusan administrasi pembinaan hukum agama.

6) Tugas-tugas lain berdasarkan undang-undang

Administrasi kearsipan harus diselenggarakan sedemikian rupa, karena arsip mempunyai nilai sebagai berikut :

1) Administratif value (nilai administrasi)

2) Legal value (nilai hukum)

3) Fiskal value (nilai keuangan)

4) Research value (nilai penelitian)

5) Educational value (nilai dokumentasi)

Secara umum ada tiga jenis pola penataan arsip, yaitu :

a.   Alphabetical Filling

Penyusunan arsip didasarkan pada urutan abjad

b.   Subjectical Filling

Penyusunan arsip didasarkan pada subjeknya

c.   Geografical Filling

Penyusunan arsip didasarkan pada tempat asal

Berdasarkan Keputusan Mahkamah Agung RI Nomor : KMA/001/SK/1991, jenis penataan arsip berkas perkara dapat digolongkan pada jenis Subjectical filing dan Number filling (berdasarkan nomor perkara). Penyusunan arsip berkas perkara digolongkan pada jenis perkara yaitu perkara gugatan, permohonan dan berkas permohonan petolongan pembagian harta peninggalan diluar sengketa.

Berkas perkara terdiri atas :

1)                  Berkas perkara yang masih berjalan

Berkas perkara yang masih berjalan adalah berkas perkara yang sudah selesai diputus/diadili oleh Pengadilan. Belum dapat digolongkan sebagai arsip karena masih terdapat penyelesaian administrasi perkara yang belum selesai, misalnya masih dalam proses banding, kasasi, atau PK. Begitu juga terhadap perkara yang telah mempunyai kekuatan hukum tetap tetapi belum eksekusi.

Penyimpanan berkas perkara yang masih berjalan dilaksanakan oleh Panitera Muda Gugatan atau Panitera Muda Permohonan.

2)                  Arsip berkas perkara

Arsip berkas perkara adalah berkas perkara yang sudah selesai dengan tuntas dan disimpan oleh Panitera Muda Hukum.

D.                Tahapan-Tahapan Dalam Penataan Arsip

Ada beberapa tahapan yang harus diperhatikan dalam penataan arsip berkas perkara, yaitu :

Tahap Pertama :

a) Memisahkan berkas perkara yang masih berjalan dengan arsip berkas perkara

b) Berkas perkara yang masih berjalan dikelola oleh Panitera Muda Gugatan atau Panitera Muda Permohonan.

Tahap Kedua :

a) Membuat daftar isi dalam kertas tersendiri yang ditempatkan didalam sisi kiri box

b) Dilanjutkan dengan memilah-milah berkas tersebut menurut klasifikasinya.

c) Box ditempatkan di rak atau lemari dan diupayakan ditempatkan dalam ruang khusus untuk menjamin keamanannya.

d) Setiap Rak lemari dibuat Daftar Isi Rak (DIR) atau Daftar Isi Lemari (DIL)

e) Arsip yang telah tertata rapih tersebut dapat digunakan oleh Hakim, Jaksa, Polisi, Dosen, Mahasiswa, Peneliti atau masyarakat umum yang memerlukan.  Untuk itu harus disediakan tempat khsus untukmembaca dan diawasi dalam pelaksanaannya.

Tahap Ketiga :

Tahap ini adalah tahap penghapusan arsip yang sudah sampai masanya untuk dihapus. Untuk tahap ini dilakukan :

a) Memisahkan berkas perkara yang sudah sampai masanya untuk dihapus.

b) Berkas disortir untuk memisahkan berkas perkara yang mempunyai nilai sejarah, yaitu : masih tulisan tangan, dalam bahasa Belanda, bahasa daerah asli, perkara khusus dan mempunyai dampak luas baik segi daerah maupun nasional

c) Arsip berkas perkara yang mempunyai nilai sejarah, penataannya dapat dilakukan dengan cara :

      - Tetap disimpan dalam box/sampul khusus

      - Dibundel tersendiri secara baik dan rapi.

d) Arsip berkas perkara yang akan dihapus dibentuk Panitia Penghapusan lalu dibuat berita acara penghapusan. Berkas perkara yang dihapus sebaiknya putusan tidak ikut dihapus tetapi dibundel menjadi suatu buku dan tetap disimpan.

E.                 Perlengkapan Dalam Penataan Arsip

Buku Kontrol untuk tiap jenis perkara, yang memuat Nomor urut, Nomor perkara, macam perkara, tanggal daftar, tanggal putus, tanggal masuk arsip dan keterangan lain-lain.

F.                 Penanganan Arsip Putusan Yang Hilang

Merujuk kepada Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1952. Cara penanganan arsip yang hilang adalah :

1) Apabila masih ditemukan salinan/turunan putusan/penetapannya, maka salinan tersebut disimpan sebagai surat asli.

2) Apabila di Pengadilan tidak ditemukan turunannya, maka diminta kepada pihak yang memiliki salinan putusan/penetapan dengan suatu perintah dari Pengadilan.

3) Yang bersangkutan dapat diberi turunan sah dari turunan tersebut.

4) Apabila ia menolak menyerahkan salinan sah tersebut pada Pengadilan, maka ia dapat dijatuhi pidana maksimal 4 bulan 2 minggu dan itu merupakan tindakan kejahatan.

5) Apabila salinan resmi tidak ditemukan lagi, maka dibuatkan salinan/turunan diktum/amar putusan/penetapan yang ada pada Berita Acara Persidangan.

6) Apabila Berita Acara Persidangan pun tidak ditemukan, maka dicari dari register perkara dan dibuatkan turunan dictum putusan/penetapan yang ada pada register tersebut.

7) Kehilangan tersebut dapat dinyatakan dalam suatu Surat Keterangan yang dibuat oleh seorang Hakim dan Panitera yang menjatuhkan putusan tersebut.

8) Arsip berkas perkara dapat disimpan selama 30 tahun.

      “…atau perlu untuk disimpan dalam archief selama 30 tahun, sesuai dengan undang-undang yang bersangkutan.” (pasal 1 ayat (1) UU Nomor 22 Tahun 1952).

BAB III PENUTUP

A.                Simpulan

 Kearsipan perkara sebagai administrasi pada bidang kepaniteraan merupakan bagian dari pelayanan publik, dimana perlunya penyusunan dan penataan arsip berkas perkara yang baik guna kemudahan pencarian berkas demi terwujudnya pelayanan prima. Pelaksanaan yang terjadi telah memenuhi pola kearsipan perkara sebagaimana petunjuk dalam buku pedoman pelaksanaan tugas dan administrasi peradilan agama, namun pada pelayanan pengambilan akta cerai dan salinan putusan masih menemui kendala-kendala.

B.                 Saran

Dalam pembahasan makalah ini, apabila tidak mencantumkan sumber atau pembahasan yang kurang jelas, di karenakan sumber yang ada masih minim, sehingga kurang maksimalnya pembahasan materi dalam makalah ini.

DAFTAR PUSTAKA

Mahkamah Agung RI., 1994, Pedoman Pelaksanaan Tugas dan Administrasi Pengadilan Buku II, Mahkamah Agung RI, Jakarta.

Manan, Abdul dan Ahmad Kamil, 2007, Penerapan dan Pelaksanaan Pola Pembinaan dan Pengendalian Administrasi Kepaniteraan Pengadilan Agama dan Pengadilan Tinggi Agama, Dirjen Badilag Mahkamah Agung RI, Jakarta.